25 лучших книг по тайм-менеджменту

Содержание:

Распространённые мифы про управление временем

Вокруг этой сферы человеческой жизни сложилось много стереотипов. Рассмотрим их более подробно.

2.1. Управлять временем невозможно

Приверженцы этой точки зрения считают, что время хаотично и не подвержено человеческому влиянию. Конечно, время неумолимо и часто приносит неожиданные события в нашу жизнь. Однако тайм-менеджмент предназначен для управления человеком, а не временем. Он позволяет более обдуманно тратить этот невосполнимый ресурс.

2.2. Тайм-менеджмент — заставляет работать на износ

Организованная работа более плодотворна и результативна. В некоторых случаях она более скучная, чем хаотическая деятельность. Однако те, кто не может организовать себя значительную часть сил тратят впустую. Поэтому можно считать, что верно противоположное утверждение — деятельность без использования планирования часто заставляет работать на износ.

Управление временем позволит его сэкономить и использовать для других целей. Если человек работает эффективно, то ему доступно больше возможностей для отдыха.

2.3. Управление временем делает человека бездушной машиной

Соблюдение правил самодисциплины часто требует от человека значительных усилий. За повышение эффективности приходится платить усидчивостью и систематичностью. Лишает ли это человека возможности делать спонтанные поступки — нет, скорее устраняет хаотичность, спешку и растерянность из его жизни.

Что такое тайм-менеджмент?

«Тайм-менеджмент» — это процесс организации и планирования своего времени между конкретными видами деятельности. Хороший тайм-менеджмент позволяет вам работать эффективнее, а не усерднее, так что вы можете сделать больше за меньшее время, даже когда у вас жесткий дедлайн. Неспособность управлять своим временем наносит ущерб вашей эффективности и вызывает сильный стресс.

Эффективными техниками тайм-менеджмента с изданием поделилась Алёна Фьюжен — бизнес-наставник приложения Master Kit.

За время своей практики Алёна проконсультировала более 1 000 клиентов по вопросам создания собственного бизнеса, способам преодоления стресса, техникам работы с подсознанием для достижения личных целей.

Всех моих успешных клиентов отличает умение владеть собственным временем. Тайм-менеджмент одинаково важен как для крупных бизнесменов, так и для мам в декрете, пенсионеров или студентов, потому что абсолютно каждому человеку необходимо уметь управлять своим временем.

10 простых шагов в освоении теории тайм-менеджмента

Эти шаги – основа тайм-менеджмента. Приняв их в свою жизнь, и научившись их правильно использовать ты наконец-то сдвинешься с мертвой точки и начнёшь действовать.

Шаг 1 — Принять решение

Здесь и сейчас вы должны принять решение и взять за это решение ответственность. «Я хочу похудеть» — зачем? Для чего? Какая будет от этого польза? Какими методами вы будете это делать? Вам действительно это нужно?

Шаг 2 — Приоритизируйте ежедневные дела

Распределяйте все свои дела по важности, используя, например, метод АБВГД. А – очень важные дела, которые обязательно должны быть выполнены

А – очень важные дела, которые обязательно должны быть выполнены

Б – требуют выполнения, имеют недолговременные и несущественные последствия

В – хорошо было бы выполнить, но никаких последствий нет

Г- дела, которые можно и нужно делегировать

Д – малосущественные дела, если их вычеркнуть, то ничего не произойдёт

Шаг 3 — Сложные задачи решайте обособленно

Умей сосредоточиться лишь на одном деле и не отвлекаться, пока не выполнишь. Это поможет сократить время на его выполнение на 80%. Именно сосредоточенность и концентрация поможет добиться высокой продуктивности и доводить дела до конца.

Шаг 4 — Организуйте порядок во всём

рабочее пространство, обстановка дома, мобильное устройство – везде должен быть порядок. Этим самым ты обеспечиваешь себе экономию времени на поиске чего-то нужного.

Шаг 6 — Поддерживайте жизненный баланс

Важно количество времени дома и качество времени на работе. Не забывайте, что работаем мы для того, чтобы обеспечить свою жизнь, своё здоровье, свою семью, а не для того, чтобы работать

Шаг 7 — Совершенствуйтесь в решении задач

Чем лучше вы научитесь справляться с основными задачами, а тем более, если они ежедневные, тем меньше времени вы будете на них тратить.

Шаг 8 — Планируйте каждый день

Желательно заниматься планированием каждый вечер. Так наш мозг на подсознательном уровне во сне уже начнёт обрабатывать и выполнять эти задачи.

Шаг 9 — Будьте максимально энергичным

Нужно убрать все каналы, куда бесполезно утекает ваша энергия. Успешные люди обладают огромным зарядом энергии и умеют его поддерживать в течение длительного времени. Для этого нужно помнить три ключевых фактора: ПИТАНИЕ, ФИЗИЧЕСКАЯ НАГРУЗКА, ОТДЫХ.

Шаг 10 — Обнуляйтесь каждый год

Раз в год, останавливайтесь и пересматривайте все свои дела и цели. До сих пор ли цели для вас актуальны? Нравится ли вам то, что вы получаете на пути к достижению цели?

Управление энергией и управление временем

Представьте на секунду следующее: «деревья» в этой истории – это ваши цели, а «топор» – вы сами. Какие для себя выводы мы можем вынести?

Секрет высокой и длительной продуктивности заключается не в управлении временем и не в более усердной работе, а в управлении собой, а именно своей энергией.

Фото: Unsplash

В день у нас есть 24 часа. Главная причина, почему некоторые люди за день успевают в десять раз больше, чем большинство за месяц, лежит в том, что они лучше управляют своей энергией.

В книге «Жизнь на полной мощности. Управление энергией – ключ к высокой эффективности, здоровью и счастью» Джим Лоэр и Тони Шварц утверждают, что есть несколько типов энергии:

  • Физическая: Дыхание, качество сна, питание, восстановление и физическое состояние тела.
  • Эмоциональная: Уверенность в себе, контроль над собой, социальные навыки, эмпатия.
  • Умственная: Умственная подготовка, визуализация, эффективный тайм-менеджмент и креативность.
  • Духовная: Характер, интерес, воодушевленность и честность.

Фото: Unsplash

Например, после «веселой» ночи, проведенной в баре, среднестатистический человек будет работать менее продуктивно – независимо от того, как хорошо он распланировал свой день.

Тайм-менеджмент также не принимает во внимание наши естественные циклы энергии в течение дня. Лучше всего мы работаем рывками (примерно по 90 минут) с перерывами для восстановления сил. . Управление энергией играет важную роль для продуктивности

Давайте рассмотрим другие причины, почему следует фокусироваться на управлении энергией, а не временем

Управление энергией играет важную роль для продуктивности. Давайте рассмотрим другие причины, почему следует фокусироваться на управлении энергией, а не временем.

Тайм-менеджмент вызывает тревогу и делает нас несчастными

Системы тайм-менеджмента продвигают чересчур высокий стандарт эффективности и совершенства, который просто нереалистичен для человека.

Мы часто виним себя за то, что не закончили задачи, или позволяем себе отдохнуть. Как бы усердно мы ни работали, все равно остается множество дел. 

Фото: Unsplash

Тревога становится причиной большей прокрастинации – приложения и напоминания на телефонах не помогают, мы просто их игнорируем. Поэтому мы не можем подолгу уснуть, ворочаемся в кровати и переживаем о списке дел. Вместо того чтобы отдыхать и с удовольствием проводить время с семьей и друзьями, мы тревожимся.

Решение: планируйте регулярный отдых.

Отдых и перезарядка помогут вам работать продуктивно. Я сам помню, как моя одержимость тайм-менеджментом и вычеркиванием дел из списка вызывала большую тревогу, стресс и хроническую прокрастинацию. В итоге я решил перестать заполнять все мои временные блоки продуктивной работой. Вместо этого я начал планировать время для отдыха. Другими словами, вести себя, как нормальный человек. Так я смог повысить продуктивность.

Фото: Unsplash

Если вы начнете выделять время для отдыха и перестанете переживать о тайм-менеджменте, вы сразу же увидите улучшения в своей производительности.

Определение целей управления временем

Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт

В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей

Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706–1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с.). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.

Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.

Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?

Упражнение 1.1.

Ответьте на следующие вопросы:

  1. Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
  2. Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
  3. Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
  4. Перечитайте свои ответы на вопросы 1–3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?

Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.

Определение тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.

Термин «time-management» с английского переводится как «управление временем». Изначально он использовался в бизнесе, а позже перекочевал и в повседневную жизнь.

Для чего он нужен?

Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.

Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.

  • Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
  • Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
  • Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
  • Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
  • Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
  • Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
  • Использование сервисов-помощников. Это могут быть различные сайты, приложения на компьютер или смартфон.
  • Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.

Метод 4D

Автор этого метода — Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Он придумал свой принцип тайм-менеджмента для людей, которые приходят в ужас от своих задач. Для кого-то это — ремонт или покупка мебели, для кого-то составление отчета по работе…

Эдвард Рэй предлагает запомнить четыре важных слова:

  • Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить ее сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
  • Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему или найдите человека, обладающего нужными компетенциями.
  • Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Откажите вежливо, но решительно.
  • Delay (отложить) — когда задача слишком объемная или не требует немедленного исполнения, ее можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей четкие сроки, когда она точно будет выполнена.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

Тайм-менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

  • нет расписания работы на день
  • помощник руководителя не в курсе его распорядка дня
  • телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности
  • управляющий не умеет распределять обязанности
  • работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости
  • работники не соответствуют своим должностям
  • сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы
  • нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата)

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм-менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм-менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм-менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм-менеджмента, применяемые в личной жизни:

  1. Никогда не брать работу на дом.
  2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
  3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
  4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
  5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

Техники и методы тайм-менеджмента

1. «Матрица Эйзенхауэра»

Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, который говорил: «У меня есть две проблемы: срочная и важная

Срочная не является важной, а важная — срочной»

Его матрица сортирует дела на второстепенные и главные. Метод подходит тем, кто может разделить задачи на эти четыре группы:

Срочные и важные – их нужно сделать немедленно.

Важные, но не срочные – решите, когда вы будете это делать, и установите точную дату.

Срочные, но не важные – делегируйте их.

Не срочные и не важные – оставьте это на потом.

2. Метод «Помидора»

Метод назван в честь кухонного таймера, который сделан в виде помидора. У него есть несколько принципов, которые, помогают эффективно выполнять задуманное:

Поставьте задачу, которую нужно сделать.

Установите таймер на 25 минут.

Работайте и не отвлекайтесь.

После каждых 25-и минут сделайте перерыв 5 минут.

После каждого 4-го «помидора» отдохните 15-30 минут.

Работайте в таком режиме пока задача не будет выполнена. Если появляются мысли о других делах, которые вас отвлекают, записывайте их, чтобы вернуться к этому позже.

3. Пирамида Франклина

Система планирования целей разного масштаба (от глобальных к ежедневным). В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Дальше идёт глобальная цель. Если ваша основная ценность богатство, то глобальной целью будет сделать бизнес-империю.

Чтобы достичь этого, нужен генеральный план – третья ступень пирамиды. После идёт долгосрочный план на 3-5 лет. За ним идёт краткосрочный на 1-12 месяцев. В конце пирамиды план на день и неделю.

4. «АБВГД»

Метод постановки задач по приоритету:

А — важные и срочные дела, которые нужно обязательно сделать.

Б — дела, которые можно отложить, но тоже надо сделать.

В — незначительные задачи, которые можно не делать.

Г — то, что необходимо делегировать другому.

Д — задачи, которые удаляются из списка.

5. Техника управления временем «Хронометраж»

Техника помогает выявить «временные пробелы», о которых вы даже не подозревали. Проводите такой эксперимент 2-3 дня. Этого будет достаточно, чтобы получить общую картину.

6. Метод «Съешь лягушку»

«Съесть лягушку» – значит сделать небольшую, но неприятную задачу, которую вы постоянно откладываете. Например, звонок дальнему родственнику, разговор с руководством, уборка квартиры. Такие маленькие дела постепенно накапливаются, заставляют нас прокрастинировать, отвлекая от больших задач.

Суть метода в том, чтобы разбираться с ними в первую очередь, «съедать лягушку» быстро. Отводите на это два часа в неделю или решайте по одному каждое утро.

7. Найденное время»

Техника выполнения небольших заданий при первой появившейся возможности. Выделите заранее 5-10 маленьких дел, на которые у вас не хватает времени, и будьте готовы сделать их, когда появится свободное «окно».

8. Метод «швейцарского сыра»

Решение дел в произвольном порядке. Когда перед вами стоит трудная задача, проще начать с небольших шагов, которые кажутся более лёгкими. Например, если вы пишете презентацию, начните с картинок или оформления заголовков, а потом займитесь текстом. Вы как бы выедаете много маленьких дырок в одном большом куске сыра.

9. Закон Парето

Парето – итальянский экономист, который заметил, что 20% наиболее жизнеспособных стручков гороха дают в его огороде 80% урожая. На основе этого он сформировал закон – «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».
Позже это стало подтверждаться в других сферах жизни. Бизнесмены говорят, что 80% прибыли они получают только от 20% клиентов.

Принцип Парето призывает найти «центральный узел», то, на чём нужно концентрироваться. Понимая свои «узлы» легче уделять время главному, и меньше работать над второстепенным.

10. «Формула 10-3-2-1-0»

Продуктивность зависит от уровня настроя и самочувствия. Метод 10-3-2-1-0 помогает подготовиться ко сну и сохранять бодрость в течение следующего дня. Здесь вы постепенно отказываетесь от отвлекающих факторов.

За 10 часов до сна откажитесь от кофе.

За 3 часа от еды и алкоголя.

За 2 часа от работы.

За 1 час выключите все гаджеты.

0 — количество нажатий на кнопку «отложить» у будильника.

Преимущества и недостатки тайм-менеджмента

При освоении техники тайм-менеджмента человек приобретает несколько навыков. У каждого из них есть свои недостатки и преимущества.

В список ключевых прорабатываемых умений входят:

Постановка целей. Помогает создать список задач, которые нужно выполнить. В результате человеку становится проще распределять время. Он лучше контролирует себя и меньше прокрастинирует, т. к. знает, что и в какие сроки нужно сделать. Однако недостаточно дисциплинированные люди испытывают проблемы с формированием списка, не включают в него слишком сложные или неприятные для себя дела. Это может привести к еще большей неорганизованности. Расстановка приоритетов. Человек получает возможность сосредоточиться на главном. У него появляется представление о последовательности выполнения задач, ему не нужно постоянно переключаться между целями. Главный недостаток в данном случае – отсутствие гибкости. Если приоритет какой-либо задачи меняется в процессе, нарушается весь распорядок. Самоосознание

Для контроля времени важно правильно оценивать как свои возможности, так и ситуацию. Необходимо уметь анализировать свои эмоции, чтобы они не мешали процессу

Благодаря самоосознанию облегчается планирование, человек не тратит ресурсы впустую. К недостаткам навыка относят сложность освоения. Фокусировка внимания. Концентрация на задачах позволяет тратить меньше времени на их выполнение. Однако данный навык хорошо подойдет только организованным людям. Если вам слишком сложно сосредотачиваться, сократите количество отвлекающих факторов, но не отказывайтесь от них полностью, иначе у вас резко вырастет уровень стресса. Другой недостаток навыка – зависимость от расстановки приоритетов. Если на первых этапах планирования была допущена ошибка, сосредоточенность на задачах будет препятствовать повторному анализу ситуации. Самомотивация. Человек не способен долго выполнять задачи, подкрепляясь только сил ой воли. Ему требуется дополнительная мотивация. Награды должны быть разными по типу и масштабам. Желательно иметь возможность видеть результаты проделанной работы. Это тоже хорошо мотивирует. Однако важно правильно расставлять границы. Самомотивация не должна переходить в прокрастинацию или расточительность. Планирование. Благодаря наличию расписания человеку становится проще ориентироваться в рабочих задачах. Удается достичь снижения уровня стресса благодаря нормированному отдыху. Недостатком навыка является отсутствие учета форс-мажорных ситуаций. Если все время строго расписано, неожиданно изменившиеся обстоятельства могут вызвать большие затруднения. Делегирование. Распределение обязанностей оптимизирует большую часть видов деятельности. Продуктивность людей повышается, когда они делают то, что у них лучше получается. Однако при частом делегировании задач человек привыкает к малому спектру выполняемых обязанностей и становится узкопрофильным специалистом.

Постановка целей помогает составить список задач.

Последовательность тайм-менеджмента

Чтобы начать тайм-менеджмент правильно, нужно внимательно изучить последовательность действий. Вначале внимательно изучается теоретическая база и различные техники. После составляется план, определяются сроки и приоритеты.

№1. Планирование и постановка целей

Наличие четкого плана — неотъемлемая черта управления временем. При составлении собственного графика за основу вначале можно использовать готовый шаблон. По мере совершенствования собственных навыков появляется понимание, сколько требует времени та или иная задача.

Постановка целей и планов на год

Вначале определяются долгосрочные цели. Сюда могут быть включены следующие задачи:

  • достижение определенного месячного заработка или устройство на желаемую должность;
  • улучшение физической формы (избавление от лишних килограммов или набор мышц);
  • путешествие;
  • избавление от вредной привычки;
  • работа по устранению негативных черт характера;
  • челлендж не пить алкоголь/не курить или не заниматься любым другим негативным занятием в течение 100 из 365 дней.

В плане тайм-менеджмента на год определяются общие цели, которые точно можно достичь за год. После этого устанавливается, какие действия нужно предпринять для их достижения. Физическая активность и хобби включаются в общий план в свободные временные промежутки в течение дня.

Постановка целей и планов на месяц

В плане на месяц отражаются следующие задачи:

  • повседневная рутина, которую хотелось бы начать выполнять (глажка, стирка, уборка, приготовление пищи);
  • проекты по работе с дедлайнами;
  • отдельные этапы более крупных целей (например, если главная цель на год — похудеть, то в месячном плане отражаются изменения в питании и физическая активность).

В течение первого месяца многие новые занятия станут привычкой. Их станет гораздо проще выполнять в последующее время.

Постановка целей и планов на неделю

Чтобы составить план на неделю, следует оценить текущую степень загруженности, а также учитывать поставленные месячные и годовые цели. В недельный план включается:

  • распорядок дня;
  • места, которые потребуется посетить (магазин для закупок, спортивный зал, кафе, кинотеатр);
  • этапы крупных проектов и сроки на выполнение.

Если в течение месяца нужно сдать крупный проект, то его следует разбить на фрагменты. В течение каждой недели нужно выполнять примерно 25%, после чего осуществлять проверку и контроль. В недельном плане обязательно должен быть отражен объем работы, которую потребуется сделать.

Постановка целей планов на день

Ежедневный план представляет собой четкий распорядок дня, в котором отражается следующая информация:

  • подъем;
  • время на сборы и завтрак;
  • дорога до работы;
  • обед и перерыв;
  • время на хобби, уборку и домашние задачи;
  • ужин;
  • отбой.

В ежедневном плане должно быть отражено время на выполнение каждой задачи. Можно использовать стандартный распорядок дня. Непосредственно перед нужным днем в шаблон вносятся необходимые изменения. При наличии возможности можно составлять подробный распорядок на неделю.

№2. Сроки достижения

Цель не имеет смысла, если не определять сроки достижения. У новичков часто возникают сложности с определением времени на выполнение задания. Выставляются либо слишком длительные, либо слишком короткие сроки. В итоге поставленная задача не реализуется.

Чтобы не испытывать проблем, необходимо проверить свою цель на соответствие следующим критериям:

  • реальность;
  • конкретность;
  • возможность достижения.

В интернете изучается практическая информация про то, сколько люди в среднем тратят на выполнение похожих задач. Например, обучиться водить машину и получить водительские права можно за 3-6 месяцев.

№3. Приоритеты

После составления годового плана следует определить более и менее приоритетные задачи. У каждого человека имеются ограничения во времени, поэтому следует грамотно включить каждое действие в план.

У каждой цели есть собственные временные пороги. Например, английский язык нет смысла изучать, если не удается выделить ему хотя бы 5 минут в день. Если изучение языка — приоритетная задача, то ему можно уделять более 30-60 минут в день. Те же правила действуют для спорта и освоения дополнительной профессии.

Обычно в течение года удается достигать 1 приоритетной цели и делать существенный прогресс в 2-3 низкоприоритетных.Чтобы определить приоритеты, можно использовать специальные методики тайм-менеджмента.

Пирамида Франклина

Мы уже писали о пирамиде Франклина (пирамиде продуктивности) как о комплексной долгосрочной системе постановки целей и путей их реализации. Повторять всё необходимости нет, поэтому сосредоточимся на главных аспектах.

Структура системы представляется как пирамида, где каждый элемент зависит от предыдущего. Фундаментом выступают жизненные ценности планирующего

Это то, что важно для человека, то, вокруг чего строится его жизненная концепция (власть для политика, слава и известность для певицы, выдающиеся результаты для спортсмена и т.д.). Следующий блок – глобальные цели – конкретное выражение результата, главная цель (стать премьер-министром, получить престижную музыкальную премию или записать платиновый диск, установить новый мировой рекорд)

На основе глобальных целей строится генеральный план по их достижению – своеобразная обобщённая инструкция к тому, как может быть достигнута цель. Дальше устанавливается уже более конкретный план, на 3-5 лет, который включает в себя конкретные шаги (партийная работа, обучение в вокальной студии, международные выступления). С учётом масштаба поставленных задач составляются среднесрочный и краткосрочный планы (подготовка к вступительному экзамену, тренировка отдельных навыков). Таким образом, получается отчётливая и понятная картина того, как достичь целей всей жизни.

Суть метода Франклина подобна приёму «съедения слона» или лестнице успеха – постепенному восхождению к намеченному результату. Эта система строится по принципу «сверху вниз» – от определения глобальных жизненных задач до более конкретных шагов достижения успеха. Преимуществом пирамиды является её наглядность и простота. Недостатками – то, что она негибка к изменениям и лишена детализации в плане управления делами, ведь больше сосредоточена на их планировании.

Главные свойства системы управления временем

Какую бы вы систему не придумали, какими бы инструментами не пользовались — можно выделить 3 главных свойства. Они напрямую влияют на качество организации времени и задач, которые будут сделаны.

Доверие самому себе и системе

Поставив себе ту или иную задачу нужно быть 100% уверенным в том, что в нужный момент времени она даст о себе знать. Какой смысл, если о том, что “взять распечатку на встречу” напомнило о себе когда вы уже стоите перед дверьми переговорки? Отсутствие системы и ее ненадежность примерно одно и то же.

Тайм менеджмент должен быть простым

Что произойдет, если для того, чтобы добавить задачу “позвонить Алисе через час” вам нужно

  • пройти 2 этапную аутентификацию,
  • найти нужный каталог
  • … и только тогда добавить задачу, сделав еще 4 клика?

Правильно, вы запишите напоминание на клочке бумаге. Потом поставите будильник… Или используете что угодно, кроме вашей системы. Добавление, редактирование и просмотр обязаны быть простыми настолько, что проще этого быть ничего не должно быть by design.

Доступность системы управлением временем

Вы сделали 100% надежную, очень простую и эффективную систему управления своим временем с использованием ежедневника и доски со стикерами… Но она у вас дома. А вы в кафе, ждете счет и пытаетесь вспомнить кому же в ближайшее время хотели позвонить. С современными технологиями, смартфонами и быстрым доступом в интернет нет ничего сложного в том, чтобы носить тонны документов, напоминаний и записных книжек с собой в кармане.

Вывод

Чтобы повысить свою эффективность и успевать больше, необходимо:

Разработать план:

  • поставить чёткие цели и задачи,
  • зафиксировать все пункты,
  • расставить приоритеты.

Приступить к выполнению плана, придерживаясь рекомендаций:

фокусироваться на важном,
анализировать свой опыт и биоритмы и корректировать на основе этого планы,
планировать отдых,
навести порядок на рабочем месте: физическом и электронном,
фильтровать окружающую информацию, контролировать время выполнения действий, останавливать в себе порывы перфекциониста.

Мотивировать себя продолжать:

съешьте пироженку ?

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector